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企業電子郵件 Mail

拜 Internet 所賜,上網幾乎是家常便飯的事,目前國內超過700萬人上網,而且都有E-Mail,而傳送E-Mail卻是透由「電子郵件伺服器」所提供的一種服務!等於說電子郵件已經替代了傳統的寄信方式,因為速度快,無國界,也不需要費用,

企業內使用電子郵件,是一種現代化且易於使用的非同步溝通模式,它提供同事間能避免干擾而打斷思緒、避免怕干擾別人而忘了交辦、行程的安排不會衝突、雙方都可以批次處理、留有證據、行動辦公...等多項優點。且只要能上 Internet ,不管再世界任何地方,就能隨時隨地來看已是現今辦公室e化重要的一環。 

訊息溝通與協同作業 :

如果公司內部不對外連線,也可建立企業內訊息群組電子郵件系統。讓企業內訊息溝通更為順暢。因為在公司內,其實溝通是很重要的,但傳統方式既浪費人力也浪費時間,完全不符合現代作業,或許許多人認為,用電話來溝通不很好嗎 ? 其實不然,企業內會需要靠"非同步溝通系統",當你有事找別人時,別人不一定有空或有心情跟你溝通。而當別人有空時你可能忘了或沒空。當企業擁有「非同步溝通系統」時,可以在第一時間「整批」發出你的訊息,而接收者也可以在有空時「整批處理」,而且留有資料,不會忘記,如此工作干擾將大為降低,企業工作效率才會大為提昇。

雖然以往大家大多都使用電話來做溝通,但卻會阻礙工作的進行,常常接了電話後,回神時卻忘了剛剛做到哪裡,造成效率降低,影響生產力

電子郵件的使用,除了可以省下高金額的電話費外,也可以提高效率,不論是要開會通知、邀約、訊息傳遞、工作、行程安排、連絡人 ... 等企業內的溝通是多元性的,該如何溝通最能降低企業成本?該準備那些個溝通工具?是需要深思熟慮的。有好的工具,也是要企業主來主導才比較會成功。

電子郵件要建立Mail Server還是用租的好 ?

這個問題其實是要看企業主本身的想法,將此兩種方式分析如下,應該就有一些參考依據 ... 以下為兩者的比較:

租用信箱:

這是向ISP申請撥接獲ADSL帳號時就會附贈郵件信箱,它是免費的,缺點是有空間容量限制,而且會有惱人的垃圾郵件,幾乎%70都是不請自來的垃圾郵件,光是過濾這些 Mail ,相信有很多人一定會看的很辛苦,再來就是不能延申公司商標、建立公司型像。 雖然有些ISP推出公司型像的信箱,如 xyz@公司名.com.tw ,但會有最低信箱數的限制。

網路上到處都有些免費信箱,但都無法慣上公司型像。

自建Mail Server:

企業主可以視需要來建立一台訊息溝通的郵件伺服主機,但必須申請一條 ADSL固定式的專線。 好處是具有公司型像的 Mail Address, 收發信不必等,沒有空間限制,重要的是訊息群組也一並建立了,讓公司作業電子化,節省一些不必要的紙張作業,同時公司即進入了 e 化作業,而且還可以進而建立網路傳真系統,作業都在同一個 outlook 介面,不需另建平台,完整達到無紙化作業。

以上為兩者的分析,至於如何決定是否要自建呢?要看企業主的需要 Mail Server 附加價值是蠻高的,現在企業一定都有 Mail,這是一種工具,善用工具可以為企業帶來商機,時代在進步,企業也要進步,一成不變的企業,將面臨被淘汰的命運,這是企業主不得不注意的事,所以我們會建議企業主能自建 Mail Server為主。

 

 

 


 

 


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